Conheça os principais #indicadores para o gerenciamento da sua #campanha de #matrículas e potencialize sua captação de alunos!
A campanha de matrículas é o processo mais crucial para uma instituição de ensino básico.
É com o resultado desse processo que os gestores poderão definir os planos e estratégias para o próximo ano, tanto na parte financeira quanto na área pedagógica.
Ou seja, é a partir do resultado da campanha de matrículas que os gestores escolares têm noção de quais ações poderão ser realizadas e quais deverão esperar mais um pouco, principalmente quando falamos em investimentos.
E, por se tratar de um processo tão importante e decisivo para a gestão escolar, este deve ser acompanhado de forma profissional, com o estabelecimento de alguns indicadores para a sua gestão e melhoria.
E quais indicadores são esses?
Abaixo listamos os 7 principais indicadores que irão auxiliar na gestão da sua campanha de matrículas e que qualquer escola pode implantar.
Mas, lembre-se: os indicadores devem ser acompanhados constantemente e sua análise, sempre que possível, deve ser comparativa e sob várias perspectivas.
Afinal, a gestão de qualquer processo não pode se restringir apenas à análise e acompanhamento dos indicadores.
Vamos a eles então?
Taxa de Fidelização:
Mais diretamente ligado à rematrícula, esse indicador é essencial para saber quantas vagas existem disponíveis por turma e série da sua instituição.
A taxa de fidelização deve ser acompanhada e atualizada de acordo com que as rematrículas vão ocorrendo, o que, em muitas instituições, é concomitante com a campanha de matrículas.
Para acelerar esse processo a escola pode lançar campanhas de rematrícula antecipadas, oferecendo benefícios aos alunos que garantirem suas vagas para o próximo ano letivo.
Para calcular a taxa de fidelização basta dividir o número de alunos que já realizaram a rematrícula pelo total de alunos da turma ou série e multiplicar o resultado dessa divisão por 100.
Conforme você vai acompanhando esse indicador ao longo do tempo, cria-se uma série histórica para o mesmo e, então, será possível avaliar como está o desempenho da fidelização ao longo de toda a campanha.
Total de Contatos Gerados:
Durante a campanha de matrículas muitas famílias entram em contato com a sua instituição de ensino, pelas mais diversas formas.
Telefone, redes sociais, site e visita são os mais comuns meios de contato, mas podem não ser os únicos.
Identifique quais são os meios que sua instituição dispõe e comece a acompanhar quantos contatos vem por cada um deles.
Para isso, é interessante ter uma ferramenta de CRM, que ajudará na identificação e cadastro de cada contato.
Nesse ponto vale uma observação: conforme você verá abaixo, interação é diferente de contato. Contato é cada possível cliente, cada pai ou mãe que procura sua instituição durante a campanha de matrículas (o que se convencionou chamar de lead).
Interação é cada troca de informações realizada com cada possível cliente (atendimento telefônico, atendimento presencial, troca de e-mails, atendimento em chat, etc).
Ao controlar o total de contatos recebidos você poderá acompanhar a evolução da sua campanha e compará-la com anos anteriores.
Assim, se necessário, a instituição pode reavaliar seu investimento na comunicação e atração de novos contatos.
Para isso é interessante manter uma planilha com o registro histórico de contatos recebidos e acompanhar o desempenho da campanha atual.
Interações por Contato:
Como explicamos acima, interação é cada troca de informações que há entre o colégio e os contatos (pais e responsáveis interessados).
Acompanhar o total de interações até a conversão ou descarte do contato pode ser importante em diversos aspectos, principalmente naqueles ligados ao desempenho da equipe de atendimento.
Este indicador mostra a eficiência da equipe e de cada integrante dela, bem como a característica e perfil das famílias que procuram sua instituição.
Em instituições cujo o diferencial está no preço, esse indicador tende a ser menor.
Já, em instituições que agregam muito valor ao serviço e trabalham com uma faixa de preços maior, é possível que esse indicador seja maior.
Além disso, é possível verificar e acompanhar a performance de cada atendente, estabelecendo metas para um número médio de interações para a conversão em matrícula.
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Outra vantagem ao acompanhar este indicador é que, conhecendo a média de interações por contato e, principalmente, o tipo de interação, é possível detalhar bem o custo de captação de cada campanha.
Taxa de Conversão:
Indicador muito importante para avaliar todo o desempenho da campanha de matrículas.
Trata-se da proporção de matrículas em relação ao número de contatos recebidos durante a campanha.
Para calculá-lo é simples: divide-se o número total de matrículas pelo número de contatos recebidos e multiplicar o resultado da divisão por 100.
A taxa de conversão pode ser usada para avaliar o desempenho da equipe de atendimento, de cada um dos seus membros ou de diferentes equipes (caso sua instituição tenha mais de uma unidade).
Além disso, é possível também utilizar a taxa de conversão para analisar o desempenho dos diferentes unidades, ciclos e séries, uma vez que esse indicador pode também indicar (com o perdão da redundância) que as diferenças entre eles pode afetar a captação.
Percentual de Bolsas e Descontos:
Aparentemente esse é um indicador mais ligado à gestão financeira do que ao marketing e à captação, não é mesmo?
Porém você pode utilizá-lo também como mais um indicador de desempenho da equipe, estabelecendo metas para este indicador.
Afinal, todos sabemos que a negociação de descontos pode ser uma prática perigosa para a instituição no médio e longo prazos.
Por isso, acompanhar esse indicador pode ser tão importante para a sua instituição.
Um dica, se você nunca acompanhou esse indicador ou nunca estabeleceu uma meta para ele, é verificar qual é a média de descontos e bolsas dos atuais alunos (com exceção àqueles com 100% de desconto) e formalizar sua meta com base nesse número, sugerindo uma redução do mesmo, obviamente.
Percentual da Meta de Captação
Se sua escola já tiver uma meta de captação formalizada, esse indicador servirá como norteador para os esforços de captação durante a campanha de matrículas.
Será ele que irá indicar o quão próximo ou distante sua instituição está de bater a meta.
Com esse indicador sua instituição poderá dimensionar os esforços e investimentos na comunicação e atração de novos contatos, abrir margem para novas negociações de descontos ou programas de bolsa.
Quanto mais próximo da meta, menor pode ser o investimento para atração e mais rígida a concessão de bolsas e descontos.
Quanto mais distante da meta, maior pode ser o investimento em comunicação e mais aberta à negociação sua instituição pode ficar.
Certamente deve-se considerar, também, a proximidade com o fim da campanha para a definição do investimento ou da política de bolsas e descontos.
Agora, se você ainda não definiu uma meta de captação ainda, sugiro urgentemente a leitura do nosso post sobre Como Traçar Uma Meta Para Captação de Alunos.
Taxa de Ocupação por Turma:
Indicador que pode ser utilizado também pela área financeira, a taxa de ocupação por turma pode também direcionar esforços de comunicação e venda.
Ao acompanhar esse indicador, a instituição pode incentivar a captação de determinada série, reforçando sua comunicação ou trabalhando junto à equipe de atendimento para aumentar o esforço nessa captação.
Esforços como retomada de contatos (diretamente ligado ao processo de CRM), promoções ou apenas o reforço na comunicação podem ser direcionados para aquelas séries que estiverem com a ocupação menor do que as demais.
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