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Como Traçar Uma Meta Para Captação de Alunos

Saiba o que levar em consideração na hora de formalizar uma meta de captação para sua escola e motive sua equipe na próxima campanha de matrículas!



O processo de captação de alunos envolve muito mais recursos, tempo e investimento de uma instituição de ensino do que se pode imaginar.


Independente do porte ou da modalidade (ensino básico, superior ou livre), a captação de alunos é fundamental para a sobrevivência em um mercado cada vez mais competitivo.


Uma das formas de se melhorar o desempenho da sua instituição na captação de matrículas, seja ela durante uma campanha (muito comum nos colégios privados), ou durante todo o ano, é estabelecendo metas para o processo.


Estabelecer metas é a principal forma que os gestores dispõem para entender o andamento do processo, avaliá-lo e fazer as correções que forem necessárias.


Porém, estabelecer uma meta, ou várias, não é algo simples e que se possa fazer sem um estudo e uma análise criteriosa.


A meta, quando estabelecida, mexe com toda a instituição.


E, por "mexer", entenda que ela mexe com o ânimo, disposição e motivação daqueles que estão diretamente ligados a ela.


Por isso, vamos dar algumas dicas para formalizar uma meta que seja, ao mesmo tempo, motivadora e desafiadora, atingível e realizável.


Defina Sua Meta Estratégica:


O primeiro ponto na definição de uma meta para a captação de alunos é ter uma meta estratégica, que visa estabelecer onde se pretende chegar no longo prazo.


Muitos confundem essa meta com a Visão da instituição, o que está errado.


Outros a chamam de objetivo. Pode ser.


Fato é que, estrategicamente, sua instituição deve saber como quer estar daqui a 5 ou 10 anos.


E isso inclui prever o número de alunos (diretamente ligado com a captação e a fidelização).


Se você, gestor, ainda não formalizou essa meta principal, pensar em formalizar metas de captação para cada ciclo comercial será uma função muito mais tática do que estratégica.


Formalize, inicialmente, uma meta pensando no longo prazo.


Por exemplo: "Ter 1.000 alunos matriculados daqui 10 anos".


Essa meta vai ter desdobramentos para a fidelização e captação de alunos.


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Metas Para Captação:


Sabendo onde se pretende chegar, fica mais fácil trilhar o caminho.


A meta de captação, agora, pode ser definida a cada ciclo comercial da sua instituição.


É possível, inclusive, você já estabelecer um número não só para o próximo ciclo comercial, mas como para todos os ciclos até o prazo estabelecido para alcance da meta principal.


Dessa forma, prevendo o tamanho de cada degrau que se pretende subir, será possível dimensionar o esforço necessário para a subida.


E, por esforço, entenda todo investimento de recursos (financeiros e/ou de pessoas) para cada meta de captação.


Para formalizar as metas de captação a cada ciclo, o gestor deverá considerar alguns aspectos bem relevantes nesse momento, como veremos abaixo.


Perda Prevista de Alunos:


A não ser que sua instituição seja nova, abriu um ciclo, módulo, unidade ou curso novo, já é certo que você terá uma perda de alunos.


Essa perda, natural, ocorre com aqueles alunos que encerram seu curso dentro da instituição.


A meta de captação deve, então, considerar repor esse número, além do crescimento que se pretende.


Se sua escola de inglês vai perde 10 alunos que encerram o módulo nesse mês, sua captação (para possibilitar crescimento) deve ter uma meta maior do que 10 alunos.


Mas existe uma outra perda que pode ser considerada como prevista, desde que a gestão escolar consiga acompanhar com eficiência a fidelização e satisfação dos alunos (ou de seus responsáveis).


Essa exige mais atenção dos gestores mas, se bem acompanhada, pode também ser considerada como uma perda prevista de alunos.



Considere a Capacidade de Atendimento:


É importante, até certo ponto fundamental, saber qual sua capacidade de atendimento total e quanto dela está ociosa.


Essa capacidade de atendimento ociosa deve ser considerada no momento da formalização da meta.


E ela não deve ter, necessariamente, relação com a meta estratégica.


Essa pode considerar uma previsão de investimento para aumentar a capacidade de atendimento.


Já a meta de captação, não.


Preencher a capacidade ociosa pode ser uma das funções da meta de captação, por isso deve-se saber detalhadamente qual é essa capacidade (por curso, turma, sala, entre outros).


Dimensione a Meta à Equipe:


Uma meta de captação bem formalizada deve considerar o tamanho da equipe.


Da mesma forma que é inútil superlativar a meta para a equipe (captação de 200 alunos por atendente/semana, por exemplo), é inútil superlativar a equipe para a meta (captação de 5 alunos por atendente/mês).


Em ambos os casos a meta não cumprirá seu papel de motivação para a equipe, podendo até, ao contrário, causar grande frustração e desmotivação.


E não existe fórmula mágica para dimensionar bem a meta para sua equipe, embora você possa encontrar isso em algum lugar por aí.


Na verdade, deve-se considerar uma série de fatores para esse dimensionamento, como, por exemplo:


  • A quantidade de interações até a conversão da matrícula;

  • O tempo médio dessas interações;

  • O descritivo de função de quem é responsável pelo atendimento (a pessoa faz só isso, ou acumula outras funções?);

  • O número de integrantes da equipe e sua carga horária semanal.

De posse dessas análises você poderá dimensionar com maior precisão qual é a meta por atendente.


Formalize Submetas:


Da mesma forma que a meta de captação é uma submeta do planejamento estratégico, é interessante ter submetas para o processo de captação também.


Essas submetas podem ser considerados os passos necessários a dar para o atingimento da meta de captação.


Nelas estão inclusas a quantidade de visitas que sua instituição deve receber no ciclo comercial (muito comum para escolas de educação básica), o número de leads que a área de marketing deve gerar, o número de contatos a área de atendimento deve fazer, entre outros.


O processo de captação envolve várias etapas e cada uma delas pode conter sua meta que direcione as ações para o atingimento da meta de captação.


Acompanhe o Histórico de Captação:


Um resultado passado, seja ele considerado bom ou ruim, não é garantia de resultado futuro.


Apesar disso, é importante conhecer o histórico de captação de alunos para avaliar o processo e, principalmente, os resultados dos próximos ciclos comerciais.


Você pode até usar os resultados passados como uma análise para a formalização das próximas metas.


Mas considerar apenas essa informação pode ser um erro grandioso.


Conte Com Um Parceiro:


Como vimos, a formalização de uma meta de captação não é algo tão simples de se fazer.


Contar com a ajuda de um especialista pode ser fundamental para o sucesso desse processo.


A idk Soluções possui uma consultoria focada na formalização de metas (estratégicas e de captação).


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