Como converter visitas em matrículas: 5 passos para melhorar o atendimento escolar na campanha de matrículas

Veja o que sua escola precisa fazer para aumentar a conversão de visitas em matrículas e vire o jogo na próxima campanha.

Quando uma família visita a sua escola grande parte do seu trabalho de captação já está feito!

Com tantas opções disponíveis, e com tanta divulgação das escolas por aí, o fato de uma família escolher visitar a sua escola já é uma grande vitória em si.

Além disso, a visita é um sinal de que todo o investimento em divulgação, seja online ou offline, já deu o retorno e agora tudo está nas mãos da sua equipe.

Mas, sabemos, não é essa vitória que conta no final de uma campanha de matrículas.

É fato que o resultado que efetivamente "paga as contas" não é o de visitas, mas sim o de matrículas realizadas. Converter visitas em matrículas no atendimento escolar é o principal foco da sua equipe!

Por isso preparamos esse texto para ajudar você e a sua escola a converterem mais visitas em matrículas.

Com esses 5 passos para converter visitas em matrículas, sua escola estará mais preparada para ter um melhor resultado na próxima campanha de matrículas.

Organize e Prepare a Recepção à Família

A forma como sua escola recebe uma família pode causar uma excelente primeira impressão. E aqui nos referimos tanto à forma como sua equipe de portaria e recepção efetivamente recebem cada família, quanto à estrutura que sua escola dispõe.

Certa vez, ao visitar uma escola como cliente oculto, fui recebido pelo porteiro com a seguinte frase: "seja bem-vindo senhor Marcelo, é um prazer recebê-lo em nossa escola!".

Ele sabia meu nome!! E isso já eleva a sensação de acolhimento e de pertencimento nas alturas.

Se sua escola atende as famílias apenas com horário marcado, que tal deixar uma lista com a equipe de recepção com os nomes dos visitantes e horários da agenda?

Além disso, é importante ter um espaço acolhedor na sua recepção. Nada de bancos de madeira, nada de fazer a família aguardar em um local ao ar livre, frio ou quente demais.

A recepção é a primeira impressão e sim, ela vai contar muito na forma como as famílias vão perceber o profissionalismo e, principalmente, o acolhimento da sua escola.

Treine Sua Equipe Para Ouvir Mais

As ofertas educacionais tem sido cada vez mais parecidas.

Todas as escolas oferecem maker, bilíngue, preparação para vestibulares, vivência, projetos...

Óbvio que eu sei, e você gestora ou gestor escolar sabe, que na prática as diferenças podem ser gritantes. Mas, na hora de apresentar as escolas, a oferta é praticamente a mesma. E ela soa ser praticamente a mesma para os ouvidos das mamães e papais.

Como se diferenciar, então?

Ouvindo mais. Ouvindo com atenção. Praticando efetivamente a escuta ativa e buscando saber o que aquela família procura em uma escola, por quê efetivamente querem a mudança, para aí sim oferecer o que sua escola faz de melhor.

Em nossos treinamentos batemos nessa tecla de forma quase que insuportável. É muito raro ver uma escola que pratica a escuta ativa antes de tentar vender seu serviço.

E é aqui que pode morar a diferença no atendimento.

A Visita Deve Ser Personalizada

A partir do momento que sua equipe passar a escutar mais ela vai saber concluir esse passo com maestria.

A visita pela escola deve ser personalizada às necessidades e desejos de cada família. Quando sua equipe sabe que o que sua escola faz, ou tem de estrutura, que pode ser visto como diferencial, é preferível focar nesse ponto do que passear por toda estrutura.

Afinal, a mamãe e o papai que estão visitando sua escola sabem bem o que é uma sala de aula. É um desperdício de tempo, e de atenção, ficar passando em corredor por corredor mostrando onde estão as salas de aula (pior ainda é mostrar uma sala de aula só por mostrar).

Ainda na visita, é importante que cada parte da escola que é apresentada tenha uma história que se liga diretamente às dores e necessidades daquela família.

De novo, abrir uma porta e falar que lá é um laboratório não é lá muito eficaz e encantador (os pais sabem o que é um laboratório e conseguem identificá-lo).

Agora, se você abrir e contar que naquele laboratório o estudante vai poder abrir um sapo e vivenciar realmente a experiência que faltava na outra escola, aí o laboratório passa a ter um significado muito maior.

Finalize a Visita Com Um Direcionamento Claro

A pior coisa que pode acontecer é a família sair da sua escola sem saber o próximo passo.

Mesmo que a mamãe ou o papai tenha dado alguma daquelas desculpas ("preciso conversar com meu marido/minha esposa" ou "é a primeira escola que visitamos"), sua equipe precisa ter uma atitude ativa nesse momento.

Quando eu posso te ligar? Quando vocês pretendem tomar essa decisão? Como eu posso te ajudar daqui pra frente?

Essas são questões que mostram à família o interesse que sua escola tem naquela matrícula e trazem valor à conversa.

Outra ideia é enviar a proposta do que foi apresentado por WhatsApp (nesses casos, esqueça o e-mail). Aqui pode ser o gancho necessário para conquistar essa matrícula, e eu te explico o porquê no próximo passo.

Não Ignore o Pós Visita:

Aqui, talvez, esteja o passo mais importante que sua escola pode dar. Ele é tão importante que estamos pensando em escrever um conteúdo apenas sobre ele.

É no pós visita que se ganha o jogo da matrícula. Isso porque 9 em 10 escolas ainda não possuem esse processo estruturado e, principalmente, bem executado.

E nele pode estar toda a diferença entre conquistar, ou não, uma matrícula.

Ter um fluxo de comunicação após a visita da família, personalizado de acordo com o que foi falado na visita, vai fazer toda a diferença no seu processo de captação.

E vemos aqui dois pontos que podem estar atrapalhando demais a sua escola a conseguir implantar esse processo:

1. Não ter a ferramenta ideal que permita organizar as conversas de WhatsApp para fazer esse acompanhamento, ou a ferramenta que tem ser extremamente complexa;

2. Não ter uma equipe focada exclusivamente nesse pós visita. Afinal muitas vezes quem responde as mensagens de WhatsApp também deve atender as famílias, cuidar da documentação na secretaria e fazer ainda muitas outras tarefas do dia a dia da escola.

E, para ambos, a idk pode ajudar a sua escola.

Quer saber como? Clique no botão abaixo e entre em contato conosco pelo WhatsApp que te explico melhor:

Chamar no WatsApp

Conclusão: o Atendimento Pode Ser o Verdadeiro Diferencial

A forma como sua escola recebe e se relaciona com as famílias no momento da matrícula pode fazer toda diferença para o resultado da campanha de matrículas.

Esse atendimento é o que vai fazer com que as visitas se transformem em matrículas, aumentando a taxa de conversão e dando uma estabilidade financeira maior para a sua escola ao longo de todo ano.

Cada visita é uma chance única de encantar.

Com uma atendimento acolhedor, personalizado e com foco nas necessidades da família, sua escola tende a transformar o interesse em matrícula e captar cada vez mais alunos.