Veja o que #não fazer durante a principal fase de captação de alunos para as instituições de educação básica.
Atualizado em setembro/2020.
A principal época para os gestores escolares é, sem dúvida alguma, a Campanha de Matrículas e Rematrículas.
Momento decisivo, que determinará como será o próximo ano da sua instituição de ensino, se haverá crescimento, se você terá maior poder de investimento ou se a gestão terá de se focar nos custos por uma possível redução de alunos.
Costumamos dizer que esta é a hora da verdade para os colégios privados do Brasil.
E, embora haja muito material interessante sobre como se preparar para a Campanha de Matrículas, pouco se fala sobre os erros que não se pode cometer.
Por isso, a idk Soluções preparou essa pequena lista, com os principais erros a se evitar nessa hora tão importante para os colégios particulares.
Evitá-los pode não ser garantia de sucesso na campanha.
Mas, cometê-los é certeza de fracasso!
1º Erro - Não Treinar Sua Equipe:
A equipe de atendimento, seja ela uma equipe exclusiva ao atendimento de pais e alunos, ou uma equipe mista (que executa outras tarefas no dia a dia escolar), deve ser prioridade número um do gestor.
Afinal, nada pior para uma família que vai até a sua instituição com o intuito de matricular seu(s) filho(s) e ser mal atendida.
E entenda que ser mal atendido não é apenas ser atendido grosseiramente ou com falta de educação.
É ser atendido, principalmente, por quem não sabe o que está falando, por quem não consegue passar as principais informações sobre o colégio e, principalmente, por quem não demonstra verdadeiro interesse no caso de cada família atendida.
Temos percebido, na Pesquisa de Não Matrículas, serviço do Plano Advanced do Portal Indikação, que grande parte dos motivos apontados pelas famílias para a não efetivação de uma matrícula está diretamente ligada ao atendimento.
Seja porque o atendimento falhou a analisar mais detalhadamente o perfil da família (ou do aluno), seja porque não soube identificar a principal objeção e, assim, tratá-la de forma eficiente.
Por isso, não treinar a sua equipe de atendimento é o primeiro e maior erro que uma instituição comete para a campanha de matrículas.
2º Erro - Não Considerar as Diferenças de Cada Tipo de Atendimento:
Imaginar que todos os tipos de atendimento devem ser realizados da mesma forma é um erro que também deve ser evitado.
Afinal, um aluno ou uma família interessada podem ser atendidos do mesmo jeito pelo Facebook, pelo E-mail, por telefone ou presencialmente, não é mesmo?
Não.
Cada tipo de ferramenta exige um atendimento preparado e diferenciado para o tipo de comunicação que se se espera através dela.
O envio de uma mensagem por e-mail, por exemplo, pode ser mais formal. Já usar de muita formalidade na rede social pode não ser bem visto.
E, além dessa, existem diversas outras diferenças que devem ser levadas em conta a cada canal de atendimento.
Identificar essas diferenças e preparar sua equipe adequadamente para cada forma de contato evita que se cometa esse erro.
3º Erro - Não Preparar o Local Para Atendimento:
Outro grande erro a se evitar é o de achar que o atendimento pode ser realizado em qualquer local, sem o mínimo de conforto e privacidade.
O colégio deve ter uma sala, que não precisa ser exclusiva para tal fim, mas que esteja preparada para fazer o atendimento durante essa época.
E quando falamos em estar preparada, significa que essa sala deve conter, no mínimo, as seguintes características:
Estar sempre limpa e organizada;
Deve conter material de divulgação do colégio;
Pode estar decorada com fotos e vídeos (se possível) das atividades e estrutura do colégio;
Deve conter o material didático que a escola utiliza;
Preferencialmente deve estar climatizada e com uma pintura neutra nas paredes;
O mobiliário deve ser confortável.
Como dissemos acima, o colégio não precisa dispor de uma sala exclusiva para esse atendimento.
Sabemos que muitas instituições não possuem espaço suficiente para tal.
Porém, deve-se preparar alguma sala com essas características (sala da coordenação, da direção ou até mesmo dos mantenedores) e, sempre que possível, realizar o atendimento nela.
4º Erro - Não Criar um Roteiro de Atendimento:
Outro ponto que deve ser cuidadosamente preparado pelos gestores escolares é estabelecer um roteiro de atendimento que deve ser seguido por todos na instituição.
Esse roteiro deve conter, principalmente, três aspectos:
Apresentação teórica: momento onde o atendente conhece a família e o aluno, fala sobre a proposta pedagógica, os diferenciais, a Missão do colégio e apresenta o material didático;
Visita às instalações: hora de mostrar onde tudo o que foi apresentado acontece, passando por cada área de interesse da família e apresentando-as com alguma história ou explicação do motivo de cada área;
Valores de investimento: é nesse momento que a instituição vai apresentar às famílias os valores de mensalidade, material didático e demais custos.
Não há um padrão de tempo que deve ser seguido por todas as instituições para realizar esse roteiro.
O fator tempo vai depender da interação da família no atendimento e do porte da escola.
O que deve haver é uma preocupação da equipe em saber quanto tempo cada família dispõe e tentar, com base nessa informação, otimizar ao máximo o roteiro.
5º Erro - Não Apresentar as Instalações Corretamente:
A parte mais tangível de uma escola é a sua infraestrutura.
Como já dissemos por aqui (veja abaixo), a infraestrutura pode ser uma aliada na captação de alunos, pois é ela que transforma em realidade o que o pai, ou a mãe, ouviu e leu sobre sua instituição.
E saber apresentá-la faz toda a diferença.
A visita às instalações deve ser planejada de acordo com os interesses dos visitantes e não pode demonstrar despreparo ou falta de conhecimento de quem conduzirá o tour.
É necessário que quem conduza os visitantes saiba cada característica da infraestrutura e tenha condições de vincular o que foi apresentado na sala de atendimento com os equipamentos e salas visitados.
Fazer uma visita sem planejamento e sem conhecimento é perda de tempo e, muitas vezes, de matrícula.
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6º Erro - Não Saber Negociar:
Apesar de muitos acharem que não, todos nós negociamos o tempo todo.
E é muito comum, quando damos o Treinamento de Boas Práticas Para Campanha de Matrículas, vermos as equipes de atendimento dizerem que não sabem negociar.
Na verdade, o que elas querem dizer é que não possuem técnicas para negociação.
E, na hora de fechar a matrícula, essas técnicas podem fazer toda a diferença.
Para realizar esse fechamento de forma mais eficaz sua equipe pode se utilizar de alguma dessas técnicas:
Fechamento por troca: 'eu concedo isso e você faz a matrícula?';
Fechamento por resumo: 'nossa escola oferece isso, isso e isso. Vamos fechar?';
Fechamento por pressão: 'estamos com muita procura para esse curso/turma';
Negociar é um arte, que pode ser desenvolvida por todos na sua instituição.
7º Erro - Não Continuar o Processo Após a Visita:
O processo de venda dos serviços educacionais não pode acabar com o término da visita.
A instituição deve manter uma postura ativa e demonstrar total interesse em receber aquela matrícula.
Para isso, estabelecer um processo de interação pós-visita é muito importante para aumentar a taxa de captação de alunos.
Esse processo deve ser estabelecido de forma a permitir algumas interações com os visitantes até o final da campanha, ou até a confirmação de perda da matrícula (quando o aluno ou seu responsável informarem já ter realizado a matrícula em outra instituição).
O tipo e a frequência das interações deve ser estabelecido de acordo com o perfil do público, mas deve se evitar de assumir um status passivo após o término do atendimento presencial.
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