Veja como transformar a rematrícula em um processo que encante e fidelize ainda mais seus alunos.
Atualizado em setembro/2020.
O segundo semestre divide a atenção dos gestores em três ou quatro grandes focos.
O primeiro, não em ordem de importância, é a continuidade dos serviços educacionais como um todo. Todo gestor deve prezar pela execução do que foi planejado lá no início do ano.
O segundo é a campanha de matrículas. Atração de interessados, atendimento, negociações estão na pauta de todos os gestores.
O terceiro, que se aplica apenas às instituições com Ensino Médio, é a preparação dos alunos para os vestibulares e ENEM (ao menos daquelas que têm vocação para tal).
Por fim, mas também não menos importante, é o processo de rematrícula.
Aliás, se formos analisar friamente e fizermos uma comparação entre o custo de captação e o custo de rematrícula, veremos que o último representa, em média, 10% do primeiro, o que pode torná-lo mais atrativo para os gestores.
Porém, é certo que nem todos os alunos vão se rematricular.
Uma escola com uma taxa de rematrícula entre 75% e 85% está muito bem nesse quesito (desconsiderando-se, obviamente, os alunos do último ano oferecido).
Porém, como garantir uma boa taxa de rematrícula sem abusar tanto dos descontos?
Como fidelizar mais alunos a cada ano?
E, por fim, como transformar esse processo em mais um ponto de encantamento e fidelização de alunos?
São essas respostas que tentaremos dar nas linhas abaixo. Vamos lá?
Rematrícula Como Um Processo Natural:
A rematrícula é conquistada, em 90% dos casos, de maneira natural pela escola.
Embora não haja um estudo com diversas instituições (quem sabe esse não pode ser o próximo projeto da idk), acreditamos que 9 em cada 10 famílias que rematriculam seus filhos o fazem porque se sentiram satisfeitos com todo o serviço prestado durante o ano.
E, aí, a rematrícula acaba vindo naturalmente.
Então, fica claro que o esforço para a rematrícula não deve ser apenas no final do ano.
Durante todo ano letivo a instituição vai construindo sua campanha de rematrículas quando consegue:
Proporcionar o desenvolvimento intelectual e cultural de seus alunos, através de uma proposta pedagógica sólida e muito bem executada;
As equipes pedagógica, administrativa e de suporte estão alinhadas com a Missão e os Valores da instituição;
A direção investe na capacitação e desenvolvimento de suas equipes;
O investimento em infraestrutura, tecnologia e inovações esteja alinhado à proposta pedagógica e busque fortalecer ainda mais a qualidade do ensino;
A escola tem o foco no atendimento do aluno e de sua família.
Durante esse trajeto também é importante ouvir, entender e responder às demandas dos clientes, para que a relação escola-família seja fortalecida.
Disponibilizar vários canais para comunicação família - escola é uma prática recomendável para que alunos, pais e responsáveis se sintam parte do processo e não queiram abandoná-lo na próxima campanha.
Não Seja Impessoal e Frio:
Muitas instituições enviam a documentação de rematrícula em um envelope com um comunicado totalmente formal, impessoal e frio, um boleto e algum folder promocional da escola.
Isso funciona?
Sim, até funciona.
Isso encanta?
Bem, aí convido você a refletir e me responder.
Porém, esse tipo de processo pode até ser um pouco melhorado se você ao menos personalizar o comunicado.
Aliás, é até recomendável que o faça.
O mínimo que um cliente espera, ainda mais um cliente que tem tanto convívio com a empresa (como é o caso dos clientes do mercado educacional), é ser chamado e reconhecido pelo nome.
Essa personalização mínima é, digamos, obrigatória.
Mas você pode personalizar um pouco mais o conteúdo do comunicado, colocando informações sobre o(s) aluno(s) e como seria importante a sua continuidade na escola.
Algo realmente pensado para aquela família, para aquele aluno, e não um comunicado geral em que você apenas mude alguns dados como nome do responsável, série e nome do aluno.
Agora, se nem isso sua instituição fizer, a imagem que será passada aos pais é que a sua continuidade tanto faz.
Atendimento Personalizado:
Sua instituição atende individualmente cada pai e mãe que a procura durante a campanha de matrículas, não é mesmo?
São possíveis clientes que chegam até sua escola por diversas formas: indicação, propaganda, localização, etc.
E por quê que os pais dos atuais alunos também não são atendidos individualmente para a campanha de rematrícula?
Afinal, se para cada pai novo você gasta entre 1h e 2hs para um atendimento (sem contar que uma mesma família pode visitar sua escola duas, três vezes), para um pai que já está na instituição sua equipe vai dedicar quanto tempo?
15, 20 minutos?
E com uma grande vantagem: no atendimento presencial você pode encantar seu cliente com algo inesperado.
Pode ser um brinde, uma recordação do filho ou até mesmo um desconto.
O que vale, aqui, não é apenas atender, mas surpreender.
Encantar.
E mostrar para o pai, para a mãe e para o aluno, que a presença deles no próximo ano não é apenas uma questão burocrática.
É uma questão de parceria!
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E, Se Puder, Invista Mais na Rematrícula:
Sabe aquela novidade que sua instituição está preparando para o próximo ano letivo?
Pode ser a abertura de uma nova unidade, a reforma de uma instalação, a troca do material didático, o anúncio de uma nova parceria, a ampliação de ciclo...
Aquela que você sabe que tem potencial para mexer com o ânimo e o sentimento de pertencimento de todos os envolvidos no dia a dia escolar.
Que tal organizar um evento, que não precisa ser necessariamente nas instalações da sua escola, para anunciá-la aos pais e já tratar da rematrícula?
Um evento exclusivo aos pais e alunos, onde cada família saberá de tudo o que sua instituição planeja para o futuro próximo e, de quebra, já garantem sua rematrícula para esse futuro.
Nesse tipo de evento, sua escola deve usar e abusar da criatividade para mostrar como os alunos são felizes, gostam da escola e participam do seu dia a dia com entusiasmo.
Isso satisfaz e emociona os pais, trazendo para eles a sensação de uma escolha bem feita.
Pense na Rematrícula Como Um Investimento:
Da mesma forma que sua instituição investe na atração de novos alunos, com diversas formas de divulgação do nome e da marca, investe no atendimento a estas famílias, com capacitação da equipe comercial, a rematrícula também pode ser pensada como um investimento.
E, por mais que a situação financeira da sua escola esteja complicada, é bom ter a visão de que a rematrícula não é um gasto, mas sim um investimento.
Um investimento no cliente que já está na instituição e que você deseja que ele continue por, pelo menos, mais um ano.
Assim, você verá que faz todo sentido transformar o que antes era visto como um processo burocrático em algo que sirva para fidelizar e encantar mais e mais seus clientes.
Rematrícula no Pós-COVID:
Muitas das dicas acimas descritas ainda podem ser aplicadas no processo de rematrícula da sua instituição, mesmo durante a pandemia e o distanciamento social que estamos enfrentando.
Aliás, continua recomendadíssimo que as escolas pensem na rematrícula como o principal investimento para essa próxima campanha.
Com as adaptações necessárias, é possível fazer o atendimento individualizado das famílias e até mesmo um evento on-line para tratar das novidades e temas do próximo ano.
A propósito, se sua escola se saiu minimamente bem na adaptação das aulas para o ensino remoto, é aconselhável que isso seja lembrado a todo momento na rematrícula.
Assim a travessia pelo próximo ano será menos penosa para a sua instituição.
