Formalizar o planejamento estratégico é um jeito saudável de sua equipe saber o destino da instituição e a relevância do trabalho de cada um nesse caminho.
Não importa o tamanho e nem o tipo de instituição que você dirige, mantém ou trabalha.
Desde um pequeno curso de música em alguma avenida central de um bairro periférico até um conglomerado de ensino, todas as instituições possuem a sua estratégia formulada.
Formulada, porém muitas vezes não formalizada.
E a formalização e acompanhamento da estratégia é que pode fazer a diferença no resultado da instituição no futuro, quando o caminho que fora percorrido deve ser o mais próximo possível daquilo que foi imaginado lá atrás.
No entanto, para formalizar a estratégia de sua instituição é necessário seguir um roteiro e utilizar algumas ferramentas de gestão criadas exatamente para a gestão estratégica das empresas e instituições.
Nas próximas linhas iremos descrever, de forma bem sucinta, os passos e as ferramentas que são necessárias para a formalização da estratégia da sua instituição de ensino.
1º Passo: Envolva a Sua Equipe.
Uma estratégia só pode ser bem formulada se desenvolvida em conjunto entre a direção da instituição e representantes das diversas equipes (pedagógica, administrativa e de suporte).
Além de ampliar a visão sobre o que é a instituição e o ambiente onde ela está inserida, o envolvimento da equipe é a melhor forma de fazer com que toda equipe se envolva com os objetivos traçados.
Uma boa dica aqui é tentar mesclar pessoas que estejam há mais tempo na instituição com pessoas recém chegadas (com 1 ano de casa no máximo). Essa mesclagem pode trazer resultados interessantes.
2º Passo: Os Pilares da Gestão Estratégica.
A estratégia de uma instituição de ensino deve estar baseada nos três pilares da gestão estratégica: Missão, Visão e Valores.
Se sua instituição ainda não formalizou esses conceitos, essa é a hora.
A Missão é a razão de ser da instituição de ensino. Deve responder o "por que" e "para que" a instituição existe e deve refletir a prática diária de todos os profissionais da instituição. A Missão é praticamente imutável e pode (e deve) ser comunicada amplamente.
A Visão é uma declaração concisa do que define as metas a médio e longo prazos. Deve representar a percepção externa, ser orientada para o mercado e expressar, em termos motivadores e visionários, como a instituição quer ser percebida pelo mundo. Por seu caráter ligado às metas, deve ser comunicada apenas internamente.
Os Valores são os princípios e crenças que norteiam todas as decisões, comportamentos e atitudes na instituição. São inegociáveis e devem responder como todos na instituição devem se comportar, se relacionar (internamente e com alunos e pais) e como se relacionam com a comunidade como um todo.
3º Passo: Análise dos Ambientes Interno e Externo.
Conhecer o ambiente em que se está inserido é fundamental para a formalização de uma boa estratégia (e sua posterior execução). É o momento de se fazer um diagnóstico interno e externo e identificar elementos relevantes para a instituição na busca pelo atingimento de suas metas.
A análise do ambiente interno deve considerar aspectos da organização formal (objetivos, tecnologia, estrutura, políticas e recursos) e informal (percepções, atitudes, sentimentos, valores pessoais, interações e normas de grupo) e deve repassar pela estrutura organizacional, pelos recursos (tangíveis e intangíveis) e pela cultura organizacional.
Já a análise do ambiente externo deve contemplar todos os agentes externos que podem influenciar, direta ou indiretamente, no dia a dia da instituição. Esses agentes são os mais variados, passando pela própria comunidade do entorno, alunos e pais de alunos, fornecedores, concorrentes, governos e agentes reguladores.
Além disso você pode separar a análise do ambiente externo em duas vertentes: ambiente geral, que inclui variáveis como políticas macroeconômicas, agentes reguladores, fatores culturais, entre outros, e o ambiente setorial, que é aquele que afeta mais diretamente sua instituição, como fornecedores, concorrentes, mercado regional e público.
A ferramenta ideal para análise dos ambientes externo e interno é a Matriz SWOT, sigla em inglês para Strengths (Forças), Weaknesses (Fraquezas), Opportunities (Oportunidades) e Threats (Ameaças) que, abordando de modo bem resumido, ajuda a evidenciar os elementos internos e externos que afetam o desempenho e resultados de uma organização.
Passo 4: Formulação de Metas Estratégicas.
De posse das análises é hora de formular as metas que servirão de norte para as ações da instituição de ensino. Formalizar as metas é a principal forma de adequar e orientar o caminho a ser seguido pela instituição.
Alguns cuidados, no entanto, devem ser tomados no momento de formalizar as metas estratégicas da sua escola. Vamos a eles:
Não exagerar na dose: a instituição não precisa ficar presa apenas a uma meta estratégica, nem é saudável que seja assim, porém também não se deve exagerar na quantidade de metas a fim de não se perder sobre qual caminho tomar. Dependendo do porte da instituição é interessante ter uma meta para a área pedagógica, uma para a financeira e uma para a comercial;
Vincule suas metas à Visão: a Visão é a formalização de como a instituição quer ser percebida pelo mercado, logo suas metas estratégicas devem estar diretamente vinculadas a ela. Um bom exercício aqui é, ao se definir uma meta, questionar como esta pode conduzir a instituição a alcançar sua Visão.
Grau de dificuldade adequado: ao formalizar as metas a equipe deve ter o cuidado de buscar o equilíbrio entre ser desafiante e realista, pois em qualquer cenário oposto a esse as metas não funcionarão. Uma meta desafiante, porém realista, é aquela que move os esforços da equipe, mas que não está tão distante que não seja possível alcançar.
Controle e tempo: as metas também devem seguir esses dois parâmetros, de serem controláveis (ou mensuráveis) e de terem prazo de vencimento. Dessa forma a equipe vai poder saber em qual parte do caminho está e qual deve ser a velocidade das ações para se chegar aos objetivos formalizados no tempo correto.
Para alcançar suas metas é preciso saber que a instituição deverá dispor de recursos (financeiros, materiais e de pessoal) que serão necessários para tal fim. Dessa forma, vale também a análise de quais serão esses recursos de modo que o atingimento das metas faça com que esse investimento de recursos traga resultados compensatórios.
Passo 5: Hora da Ação!
A execução da estratégia é o momento de verificar se todas as análises e deliberações realizadas no momento da "inspiração" foram realistas e exequíveis no momento da "transpiração", ou seja, na hora de colocar em prática tudo o que foi pensado.
Para que a execução seja melhor realizada é necessário se destrinchar as metas estratégicas em metas táticas e operacionais que vão conduzir a instituição ao alcance das metas estratégicas.
E as metas táticas e operacionais devem seguir o mesmo padrão das metas estratégicas, de forma a conduzirem a operação da instituição na busca de seus objetivos.
Dessa forma, se uma das metas estratégicas de uma escola for crescer em 30% no número de alunos em 5 anos, as metas táticas das áreas pedagógica, administrativa/financeira e comercial devem conduzir a operação dessas áreas para o atingimento da meta estratégica (lembrando que o crescimento no número de alunos não é apenas uma meta comercial, posto que a fidelização é o principal canal de crescimento).
Usando o 5W2H:
Uma das ferramentas para gestão e acompanhamento das metas, tanto estratégicas quanto táticas e operacionais, é o 5W2H e sua utilização é bem simples, embora exija um cuidado grande ao formulá-la.
5W2H é a sigla para What (O que), Who (Quem), When (Quando), Why (Por que), Where (Onde), How (Como) e How Much (Quanto Custará) e para cada meta tática e operacional deve ser construída uma planilha como a abaixo:
O cuidado está em conseguir destrinchar cada meta estratégica no número exato de metas táticas e, por sua vez, cada meta tática em um tanto de metas operacionais que consigam conversar entre si.
Supondo-se que a instituição coloque como metas estratégicas o crescimento no número de alunos e um número X de aprovados na FUVEST, por exemplo, as metas táticas e operacionais não poderão ser conflitantes na caminhada para atingir as metas estratégicas.
Por isso que deve-se definir poucas metas estratégicas (recomendamos no máximo 3), pois ao desmembrá-las em metas táticas e operacionais, e essas em ações, a equipe gestora verá que serão muitas metas táticas e operacionais a se buscar.
Outros Caminhos Estratégicos:
O tema de gestão e planejamento estratégico é muito vasto e complexo, o que torna um post de blog insuficiente para abordá-lo em sua totalidade.
Mas acreditamos que as instituições que conseguirem formalizar seu planejamento da forma que expomos acima estarão no caminho para um crescimento sustentável e, principalmente, saudável.
É certo que a operação do dia a dia será, muitas vezes, diferente daquilo que foi planejado e é aqui que mora a grande sacada da gestão estratégica: ao formalizar seu planejamento estratégico sua instituição terá clareza do caminho que quer seguir e, quando se perceber desviada desse caminho, poderá esforçar-se para retomar o rumo ou reavaliar sua estratégia.
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